Mitgliederportal und Ticketing für den Digitalcluster Hamburg auf Basis von Pimcore

Die Herausforderung

Der Digitalcluster Hamburg ist ein wachsendes Netzwerk, das seinen Mitgliedern exklusive Events und Inhalte bietet. Das bisherige System war jedoch in technischer und gestalterischer Hinsicht veraltet, schwer wartbar und durch zahlreiche individuelle Erweiterungen zunehmend unübersichtlich. Ein einfaches Update hätte größeren Aufwand bedeutet als ein vollständiger Relaunch.

Die Anforderungen an die überarbeitete Mitgliederplattform lassen sich in vier zentrale Bereiche zusammenfassen:

• Eine zunehmende Zahl hochwertiger, redaktioneller Inhalte (Interviews, Videocasts, Dokumente und Podcasts) soll den Mitgliedern themen- und interessenbasiert zugänglich gemacht werden.
• Das Ticketing-System mit einer komplexen Preis- und Incentive-Struktur soll in einer einfachen und komfortablen Buchungsstrecke für die Gäste und Mitglieder abgebildet werden.
• Für das Team des Digitalclusters soll die Pflege und Verwaltung der Inhalte komfortabler gestaltet und administrative Tätigkeiten vereinfacht werden.
• Neue Mitglieder sollen leichter gewonnen und bestehende besser betreut werden – mit dem Ziel, die Bindung zu stärken.

Die Lösung

Um die komplexen Anforderungen des Digitalclusters Hamburg zu erfüllen, entwickelte Blackbit eine maßgeschneiderte Plattform auf Basis von Pimcore, die weit über ein klassisches Ticketsystem hinausgeht.

Im Zentrum der Lösung steht das Pimcore-Kundendatenmanagement (CDM – Customer Data Management), das die Daten von Kund:innen aus verschiedenen Quellen (Vereinsmanager, Mitgliederplattform, Newsletter) zusammenführt, bereinigt und damit die Bildung von Nutzersegmenten ermöglicht:

• Veranstaltungsmanagement inkl. Ticketing, Registrierung, Zahlungsabwicklung
• Customer-Plattform für Echtzeitpersonalisierung und Analyse
• Content-Management-System (CMS) zur Pflege von personalisierten und nicht personalisierten Inhalten rund um Mediathek und Veranstaltungskalender
• Mediathek und Zugangskontrolle zu exklusiven Inhalten (Dokumente, Videos, Podcasts)
• Redakteurfreundliches Backend zur einfachen Steuerung von Events, Teilnehmerlogik und Inhalten
• Verwaltung und Sichtbarkeit von Mitgliedsdaten (Mitgliederverzeichnis)
• Anbindung an den Vereinsmanager von SEWOBE zur Synchronisation der Mitgliedsdaten, einschließlich Prüfprozessen bei Datenänderungen
• Schnittstellen-Tool für die Integration mit Vereinssoftware, ERP und weiteren Anwendungen
• „Mein Bereich“ für Mitglieder, inkl. Zugriff auf Tickets, Datenpflege & Historie
• Integration mit Mailchimp für professionelle E-Mail-Kommunikation.
• QR-Code-basierter Einlass für schnelle Vor-Ort-Kontrolle ohne Papierlisten
• Zahlungsabwicklung über Stripe, voll integriert ins System

Gezielte Ansprache unterschiedlicher Nutzersegmente

Die Nutzersegmente werden für das Ticketing mit Preisen und Incentives verknüpft, sodass Mitglieder und Gäste Veranstaltungen zu den ihnen entsprechenden Konditionen buchen.

• Flexible Event-Steuerung auf der Basis von Nutzersegmenten
  Für jedes Event kann individuell festgelegt werden, welche Nutzer:innen daran teilnehmen dürfen – etwa ausschließlich Mitglieder oder eine Kombination aus Mitgliedern und Gästen. Zusätzlich lassen sich Ticketkontingente definieren, sodass beispielsweise mehr Platin-Mitglieder als Gäste an einer Veranstaltung teilnehmen können. Diese granulare Steuerung stellt sicher, dass Mitglieder bei stark nachgefragten Veranstaltungen bevorzugt werden – ganz im Sinne einer fairen und exklusiven Nutzer:innenerfahrung.

Eine zentrale Mediathek mit einer Filtermöglichkeit nach Themenkreisen und Medienformaten macht die hochwertigen, redaktionellen Inhalte leichter zugänglich:

• Content-Ausspielung unter Berücksichtigung von Nutzersegmenten
  In der Mediathek, dem Downloadcenter oder auch im Mitgliederverzeichnis kann die Redaktion gezielt festlegen, welche Inhalte welchen Nutzersegmenten angezeigt werden: Redakteur:innen können so mit wenigen Klicks definieren, ob ein Inhalt etwa nur für Platin-Mitglieder, für alle Mitglieder oder auch für Gäste sichtbar sein soll. Durch die gezielte Content-Ausspielung wird die Exklusivität wertvoller Inhalte gewahrt und gleichzeitig ein klarer Anreiz für eine Mitgliedschaft geschaffen.
• Taxonomie als Grundlage für personalisierte Inhalte
  Durch ein strukturiertes Klassifikationssystem können alle digitalen Inhalte (z. B. Veranstaltungen, Downloads und Mediathekinhalte) systematischen geordnet und von den Usern leicht navigiert und gefunden werden. Mit Hilfe der Taxonomie wird die Grundlage für eine personalisierte Nutzer:innenerfahrung geschaffen.

Ausgefeiltes Ticket-Buchungssystem

Mit dem Relaunch müssen sich die Nutzer:innen nicht mehr vor der Ticketbuchung einloggen, um Ticketverfügbarkeiten und Preise einsehen oder Tickets in den Warenkorb zu legen. Die individuellen Konditionen für die Teilnahme an einer Veranstaltung werden nun auch auf die Buchung angewendet, wenn sich die Nutzer:innen erst im Laufe des Buchungsprozesses einloggen. Die Event-Detailseite zeigt kontextbezogen alle relevante Informationen an und gibt User:innen jederzeit Überblick über den Buchungsstatus: Sowohl der aktuelle Status der User:innen als auch der Status der Veranstaltung werden berücksichtigt, dynamisch angepasst und die entsprechenden Handlungsmöglichkeiten angeboten:

• User:innen haben bereits ein Ticket gekauft: Sie erhalten den Hinweis auf die persönliche Ticket-Historie mit direktem Link zu ihrem Ticket oder haben die Möglichkeit, ein weiteres Ticket für eine Begleitperson zu buchen.
• Noch nicht buchbare Veranstaltungen werden mit einem klaren Hinweis auf das Startdatum des Ticketverkaufs versehen und können so schon frühzeitig beworben werden.
• Nach Abschluss der Verkaufsphase werden die User:innen über das Ende der Buchungsphase informiert.
  

Gleichzeitig wurde das redaktionelle Backend so optimiert, dass Redakteur:innen die volle Kontrolle über Sichtbarkeit, Ticketkontingente und Nutzersegmente behalten. Die nahtlose Anbindung externer Systeme wie Mailchimp (für Transaktions- und Marketing-Mails), Stripe (für die Zahlungsabwicklung) und den Vereinsmanager von SEWOBE (für die Mitgliederverwaltung) schafft eine ganzheitliche Lösung, die sowohl funktional als auch strategisch zukunftssicher aufgestellt ist.

Das Ergebnis: Eine Plattform, die das Wachstum des Vereins unterstützt