Agil arbeiten wie Spotify für glückliche Kunden und Mitarbeiter

• Wie können wir uns als Unternehmen flexibel an wechselnde Anforderungen und Auftragsvolumen anpassen?
• Wie stellen wir als wachsendes Unternehmen in einem sich schnell veränderndem Business effizientes Arbeiten, gute Kommunikation und Wissensaustausch sicher?
• Wie fördern wir Teamgeist und Mitarbeitermotivation und sorgen gleichzeitig für glückliche Kunden?

Diese und ähnliche Fragen beschäftigen vermutlich viele Firmen. Antworten haben wir im agilen Spotify-Modell gefunden.

Wie funktioniert die agile Organisation nach dem Spotify-Modell?

Der Streaming-Dienstleister Spotify hat ein Modell entwickelt, das es auch größeren und schnell wachsenden Unternehmen ermöglicht, agil zu arbeiten. Das Organisationsmodell basiert auf sogenannten Tribes (Stämmen), die in Squads untergliedert sind. Ein Tribe fungiert dabei ähnlich einem Gründerzentrum, in dem sich je nach aktueller Auftragslage die passenden „Mini-Startups“ in Form von Squads bilden. Als autonome Teams arbeiten die Squads eigenverantwortlich an einem Thema/Projekt.

Weitere Bestandteile der agilen Organisation nach Spotify sind Chapters und Guilds – Strukturen, die den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern erleichtern. Aber bevor wir uns in Begrifflichkeiten verlieren, zeigen wir einfach, wie wir das Spotify-Modell auf unseren Agenturalltag angewendet haben.

Agilität bei Blackbit: Das Tribes-Modell in der Anwendung

Um unsere Kunden optimal zu betreuen, haben wir drei Tribes gebildet, die jeweils bestimmte Technologien (Stacks) bedienen: Tribe Digital Commerce, Tribe E-Commerce und Tribe Digital Marketing. Einem Tribe sind gleichartige Kunden mit ähnlichen technischen und inhaltlichen Anforderungen zugeordnet. Innerhalb eines Tribes sollten alle Kompetenzen vorhanden sein, die benötigt werden, um die jeweiligen Kundenanforderungen zu erfüllen (z.B. Web-Entwickler, Grafiker, SEO/SEA-Experten, Texter). Die Größe der untergeordneten Squads orientiert sich an der Effizienz der Zusammenarbeit. Der Squad schätzt dabei selbst ein, ab welcher Größe die Zusammenarbeit schwierig ist und ein neuer Squad gegründet wird. In einem Tribe gibt es neben Squad-Mitgliedern drei zusätzliche Mitarbeiter:

• Tribe-Master: fungiert als Geschäftsführer, CEO seines Tribes und ist ein Mentor seiner Squads; gibt dem Tribe einen Entwicklungspfad vor und definiert Prioritäten; vertritt sein Tribe nach außen und bei Treffen mit Kunden
• Tribe-Leader: ist die „rechte Hand“ des Tribe-Masters und Spezialist des Technologie-Stacks seines Tribes; als Leiter der Anwendungsentwicklung gibt er die Entwicklungsrichtung vor, bestimmt die Art der Umsetzung der wichtigsten Projekte und treibt die Weiterentwicklung der Entwickler voran
• Vertriebsmitarbeiter: ist Experte für die angebotenen Dienstleistungen und Produkte seines Tribes und wird in Konzeption, Aufwandsabschätzung und Retrospektiven der Squads eingebunden

Autonomie und Selbstorganisation der Projektteams

Das agile Tribes-Model schafft den organisatorischen Rahmen für selbstverantwortliche Teamarbeit in flachen Hierarchien. Ein Squad hat die Aufgabe, Projektanforderungen kundenorientiert, effektiv und effizient umzusetzen. Wie ein Squad das beste Ergebnis erreicht, bleibt dem Squad überlassen. Da Projekte immer vom gleichen Squad bearbeitet werden, kennen die Mitglieder eines Squads den Arbeitsstil der anderen, wissen, wer was kann, und können Aufgaben gemeinsam angehen. Nur so funktioniert es, dass Mitarbeiter und Squads Projekte zu ihren eigenen machen und gemeinsam Verantwortung für den Projekterfolg übernehmen, anstatt nur auf die Erfüllung ihrer Teilaufgabe zu schauen.

Der Projektmanager (im Original Spotify-Modell: der Product Owner) leitet die Projekte des Squads, führt das Team und koordiniert alle anfallenden Aufgaben. Er ist verantwortlich für die Projektkalkulation und Etatüberwachung sowie die Abstimmung mit dem Kunden.

Wissenstransfer als Teil der Unternehmenskultur

Damit die Untergliederung in Squads den Wissens- und Erfahrungsaustausch sowie die Kommunikation zwischen Kollegen mit ähnlichem Aufgabenschwerpunkt nicht ausbremst, sehen die agilen Methoden nach Spotify sogenannte Chapters und Guilds vor:

• Chapters sind Fachabteilungen innerhalb eines (um die hundert Personen starken) Tribes.
• Guilds sind tribe-übergreifende Interessengruppen.

Da die Tribes bei Blackbit vergleichsweise klein sind und sich Tribe-Master und Tribe-Leader um die personelle und fachliche Entwicklung des Tribes kümmern, setzen wir eine Mischform aus Chapters und Guilds ein: Tribe-übergreifende Fachabteilungen, die bei Bedarf später geteilt werden können. Der tribe- und standortübergreifende Wissensaustausch findet bei uns zum Beispiel über Gruppenchats und regelmäßig angesetzte Gesprächsrunden/Videokonferenzen statt – zu Themen wie Führung, Management, Web-Entwicklung oder Online-Marketing. So laden unsere Entwickler beispielsweise regelmäßig zu TechTalks ein, in denen sie neue Anwendungsentwicklungen vorstellen. Die Videomitschnitte der Sessions stehen anschließend allen interessierten Kollegen zur Verfügung.

Agiles Arbeiten: Die Vorteile im Überblick

Die Organisation nach agilen Methoden bringt allerhand positive Effekte mit sich und ist ein wesentlicher Eckpfeiler einer erfolgreichen digitalen Transformation. Gemäß unserer Erfahrung profitieren agile Unternehmen insbesondere von folgenden Vorteilen:

• Skalierbarkeit: Es können jederzeit flexibel neue Tribes oder Squads gegründet werden, um neuen Projektanforderungen/-volumen gerecht zu werden.
• Geschwindigkeit/Effizienz: Durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eingespielte Teams können agile Projekte schnell umgesetzt werden.
• Hohe Ergebnisqualität: Strukturen für Wissenstransfer und Kommunikation, routinierte Teamarbeit und hohe Kundenorientierung sowie Verantwortungsbewusstsein bei den Team-Mitgliedern sorgen für beste Ergebnisse.
• Motivierte Mitarbeiter: Teilhabe und Mitbestimmungsrecht sowie die Arbeit in vertrauten Gruppen bei flachen hierarchischen Strukturen motivieren die Team-Mitglieder zu eigenverantwortlichem Arbeiten.
• Zufriedene Kunden: Agile Projekte, die durch Effizienz, Kundenorientierung und hohe Ergebnisqualität gekennzeichnet sind, begeistern natürlich auch die Auftraggeber – eine gute Basis für eine langjährige Zusammenarbeit.

Blackbit spricht im Podcast über Agilität und das Spotify-Modell

Mehr darüber, wie wir uns über die vergangenen Jahre als Agentur weiterentwickelt haben und wie wir unsere Organisationsstruktur nach dem Spotify-Modell umgestellt haben, verrät unser Geschäftsführer Stefano Viani im Interview mit SAR Business Solutions. Hier geht’s zum Podcast